Hantering av avtal i IT-företag

I större IT-företag som tillhandahåller tjänster är det oundvikligt med stora mängder av avtal. Det är dessutom ofta en fråga om omfattande och komplicerade avtal. IT-avtalen är några av de mer komplexa avtalen i den juridiska världen. Förutom att juridiken i sig är komplicerad, innehåller avtalen ofta olika definitioner och tekniska specifikationer, vilket medför att de blir mycket omfattande. Det är inte ovanligt att antalet sidor i ett serviceavtal med bilagor överstiger hundratalet. Avtalshanteringen på IT-företag är därför en grannlaga och viktig uppgift.

Arbetet med hanteringen av avtalen förenklas inte av att varje IT-avtal är i högsta grad individuellt utformat. Även om det finns en grundläggande struktur och gemensamma bestämmelser är IT-tjänster ofta specifikt anpassade till varje enskild kund. Det innebär att man måste ha fullständig kontroll på varje enskilt avtal, och eventuella tilläggsavtal, som ingåtts med varje enskild kund. Ett IT-företag som inte har kontroll på sina avtal, kommer snabbt att befinna sig i tvister med kunder som anser att IT-företaget inte har levererat vad som avtalats.

System för avtalshantering är nödvändigt

Det är inte möjligt att hantera denna mängd av avtal utan någon form av system för avtalshantering. Ett av de mer populära systemen för digital avtalshantering är Precisely, ett användarvänligt och komplett system vilket innehåller alla tänkbara funktioner som ett IT-företag kan tänkas behöva. Det är dessutom ett väl beprövat system, som är befriat från de barnsjukdomar som många nyutvecklade IT-system bär på.

Även om möjligheten att administrera befintliga avtal är en bra funktion, är det framförallt möjligheten att skapa egna avtal som är den stora fördelen med Precisely. Med Precisely är det möjligt att lägga upp lättanvända och automatiska mallar för de avtal som används i den löpande verksamheten. Användarna kan därefter enkelt skapa ett avtal genom att svara på ett antal frågor. Detta gör det möjligt för personer som inte har någon juridisk utbildning att skapa professionellt utformade avtal. Det även möjligt att lägga in olika befogenheter så att endast vissa personer eller arbetsgrupper kan upprätta en viss typ avtal.

En bra investering

Kostnaderna för juridiska konsultationer springer snabbt iväg i IT-företag som är en juridikintensiv verksamhet. Förutom de vanliga avtalen i form av till exempel anställningsavtal, lokalhyresavtal med mera, måste ett IT-företag dessutom ha tillgång till juridiskt korrekta avtal med såväl sina kunder som egna leverantörer. Dessa typer av avtal är komplicerade och är inte något som man hanterar på egen hand, utan tillgång till juridisk expertis. De flesta IT-företag arbetar därför löpande tillsammans med en eller par advokatbyråer, vars advokater och biträdande jurister löpande debiterar ett timarvode på mellan 2 000 och 5 000 kronor.

En investering i ett digitalt avtalshanteringssystem kan avsevärt sänka kostnaderna för juridiska konsultationer. Genom att standardisera avtalsskrivandet i systemet för avtalshantering, är det möjligt för utvalda delar av personalen att skriva juridiskt korrekta avtal på egen hand. Detta medför att behovet av advokat- och juristhjälp minskar i motsvarande mån. Kostnaden för ett digitalt system för avtalshantering kommer därför snabbt att betala av sig.